Våra tjänster används primärt för att skapa och dela filer, information eller kommunicera med olika aktörer under projekt och förvaltning. När du använder dessa tjänster skapas information i systemet som vi samlar in för att förbättra våra tjänster och din upplevelse av vår plattform. Vi vill ge dig insyn i hur vi använder denna information och hur du kan skydda din integritet när du använder våra tjänster.

Sekretess- och Integritetspolicyn förklarar följande:

• Vilken information vi samlar in.
• Hur vi använder informationen.
• Vilka valmöjligheter vi ger dig, till exempel vad gäller åtkomst till, och uppdatering av, information.

Vi har försökt att göra det så enkelt som möjligt. Om du inte känner till begrepp som cookies, IP-adresser och webbläsare föreslår vi att du först läser om dessa viktiga begrepp genom att klicka på länken. Om du har några frågor kan du kontakta oss.

Vi samlar in information som kan hjälpa oss att förbättra våra tjänster. Det kan handla om grundläggande information som ditt namn och e-postadress, men också hur du navigerar i och nyttjar vårt system. Denna information lagras i våra databaser och loggfiler och lagras under 13 månader.

Information vi samlar in

Den information vi samlar in genereras på följande sätt:

Information som du uppger

Du behöver ett användarkonto för att använda våra tjänster. När ett konto skapas är följande uppgifter obligatoriska:

• Förnamn
• Efternamn
• E-post
• Företagstillhörighet

Detta är de personuppgifter tjänsten primärt lagrar om dig.

Telefonnummer, titel och anställningsnummer är frivilliga. Anställningsnummer användes enbart hos de kunder som använder dessa uppgifter för att automatiskt generera referensnummer som används vid beställningar till kopieringsbyråer. Dessa uppgifter lagras tillsammans med ditt användarkonto.

Information som vi erhåller när du använder våra tjänster

När du använder våra tjänster skapas ett avtryck i våra bakomliggande system. Det gäller följande typer av information:

Logginformation

När du använder våra tjänster, eller visar innehåll som tillhandahålls av våra tjänster, samlas viss information in och sparas automatiskt i serverloggar. Loggdata innehåller följande:

• Information om hur du använde vår tjänst, till exempel dina sökfrågor.
• IP-adress
• E-post
• Information om webbläsartyp, datum och tid för din begäran

Platsinformation

Vissa typer av tjänster där mobila enheter nyttjas kan efterfråga, samla in och behandla information om var du befinner dig. Vi använder olika typer av tekniker för att bestämma din plats, såsom GPS, spatial mappning eller andra positioneringstjänster och tekniker som kan hjälpa oss att identifiera din plats. Du kommer alltid att få en fråga om du vill tillåta att vi samlar in information om vart du befinner dig.

Lokal lagring

Vid nyttjande av vissa funktioner i vår plattform sparar vi information, dock ej personuppgifter, lokalt på din enhet med hjälp av programcacher, eller webbläsarens lagringsutrymme.

Innehåll

Under användning av våra tjänster lagrar du troligen, beroende på din roll under nyttjandet av tjänsten, information och filer, skickar meddelanden eller uppdaterar listor. Denna information lagras i tjänstens databaser.

Hur använder vi informationen?

Information som vi samlar in från våra tjänster används för att tillhandahålla, underhålla, skydda och förbättra tjänsterna och för att utveckla nya tjänster. Vi använder också informationen för att hjälpa oss att leverera så bra platsrelaterad information som möjligt, exempelvis i samband med mobila klienter och AR-lösningar, eller för att presentera relevant information utifrån din placering.

I tjänsten finns flera olika möjligheter för att konsumera data. Relevant data, främst kopplad till ditt användarkonto, används av samtliga enheter som utnyttjar tjänsten. Information används också för att skicka notifieringar till dig om förändrade dokument, eventuella godkännanden, etc.

Personuppgifterna hanteras på våra servrar i Sverige. Detta kan komma att ändras i framtiden. Du kommer i så fall att informeras och ta ställning till om du vill fortsätta att använda tjänsten.

Om vi vill hantera eller använda information på ett annat sätt eller i ett annat syfte än vad som beskrivs i denna sekretess- och integritetspolicy kommer vi att uppdatera policyn, och presentera den nya versionen för dig.

Åtkomst till, och uppdatering av, personuppgifter

Vi vill att du ska kunna komma åt och förändra dina personuppgifter oavsett när du använder våra tjänster. Om uppgifterna är felaktiga vill vi ge dig möjlighet att enkelt uppdatera eller ta bort dem – förutsatt att informationen inte måste sparas av giltiga affärssyften eller av juridiska skäl.

Vi har som mål att hålla våra tjänster i sådant skick att information inte förstörs av misstag eller genom skadliga processer. När du tar bort information i våra tjänster kan det därför ta ett tag innan kopior av den borttagna informationen försvinner från våra aktiva servrar. Dessutom finns informationen kvar i våra säkerhetskopieringssystem under 13 månader.

Du har också möjlighet att:

• Byta lösenord på ditt konto.
• Inaktivera ditt konto.
• Hämta dina kontouppgifter som en XML-fil för eventuell import till annat system.
• En gång per år begära en översiktlig rapport om den information som finns lagrad om dig i tjänsten.
• Stänga av tjänstens automatiska notifieringsmail.

Information som vi delar

Vi delar inte personuppgifter med företag, organisationer eller personer som inte har en operativ koppling till tjänsten förutom i följande situationer:

• Administratörer av tjänsten har åtkomst till dina personuppgifter.
• I händelse av en överlåtelse av tjänsten till annan juridisk person.
• För att upptäcka, förhindra och hantera bedrägerier eller säkerhetsproblem eller tekniska problem.
• För att uppfylla gällande regelverk och lagstiftning.

Informationssäkerhet

Vi jobbar hårt för att skydda våra användare mot obehörig åtkomst till information som vi förvaltar. Vi vidtar bland annat följande åtgärder:

• Kryptering av trafik med SSL.
• Systemägaren har möjlighet att aktivera tvåfaktorsautentisering med hjälp av OATH om så önskas.
• Vid teknisk utveckling av våra tjänster ingår säkerhets- och integritetsaspekter i vårt arbete.
• Åtkomst till personuppgifter begränsas till teknisk personal och underleverantörer som behöver tillgång till uppgifterna för att kunna utföra vårt uppdrag. Därtill har systemägaren möjlighet att dela ut administratörsroller på olika nivåer i systemet.
• Vi gör återkommande tester, med eventuella tillhörande åtgärder av säkerheten i våra tjänster.

Sekretesspolicyns tillämplighet

Sekretesspolicyn gäller för alla komponenter som ingår i tjänsten. Däremot gäller den inte för tjänster med en egen sekretesspolicy.

Efterlevnad och samarbete med tillsynsmyndigheter

Vi granskar regelbundet att vi följer vår sekretesspolicy. När vi får formella skriftliga klagomål kontaktar vi den aktuella användaren och följer upp ärendet. Vi samarbetar med aktuella myndigheter om behov uppstår.

Ändringar

Sekretesspolicyn kan komma att ändras från tid till annan. Du kommer att få ta ställning till den nya versionen, vilken kommer att visas vid inloggning i tjänsten. Vi kommer även att spara tidigare versioner av denna policy i ett arkiv så att du kan läsa dem.

Cookies

För att tillhandahålla funktionaliteten på denna webbplats används små textfiler (kallade cookies) som lagras på din enhet.

Vad är cookies?

En cookie är en liten textfil som en webbsida ber din webbläsare att spara på din enhet när du besöker sidan. Filen skickas sedan tillbaka till webbsidan då exempelvis en ny sida hämtas. Detta gör det möjligt för webbsidan att komma ihåg information så som att du är inloggad. Om det inte vore för cookies som innehåller din session skulle du vara tvungen att mata in dina användaruppgifter varje gång en ny sida ska laddas.

Hur använder vi cookies?

Vi använder cookies för att skapa en bättre och effektivare användarupplevelse. De används i följande fall:

• Autentisering: I syfte att underlätta för användaren lagras en tidsstämplad cookie vid inloggningen så att användaren slipper upprepa sina inloggningsuppgifter vid varje session.
• Dataöverföring: Cookies kan användas vid dataöverföringar. Exempel på detta är när ett meddelande som är tidsbegränsat ska visas för användaren.
• Tillståndsminne: För att minska antalet repetitiva aktiviteter används cookies för att lagra objekts tillstånd för att kunna återskapa dem när de används igen. Exempel på detta är hur folderstrukturen expanderats i ett projekt.
• Databearbetning: För att kunna utveckla mer värdeskapande produkter och tjänster för våra kunder behövs information kring hur de används idag. Därför samlar vi data kring vilka delar som används samt vilka friktionspunkter som finns i produkten. Däremot samlas ingen personlig information utan enbart mer generaliserad information kring händelserna, såsom webbläsarversion etc.

Vi använder inga cookies för tredjepart, samt lagrar ingen personlig information i de kakor som skapas.

Hur man kan hantera cookies

Det är möjligt att kontrollera och radera cookies som lagras. (Läs mer om detta på http://aboutcookies.org.) Praktiskt taget alla webbläsare har funktionalitet för att radera alla cookies som den sparat samt inställningar för att hindra att nya skapas. Däremot, om detta görs, kommer vissa funktioner på denna webbplats att sluta fungera då de är beroende av cookies.

Viktiga begrepp

Appdatacache

En appdatacache är ett datalager på en enhet. Med hjälp av den kan en webbapp till exempel köras utan internetanslutning, och den kan förbättra en apps prestanda genom att läsa in innehåll snabbare.

Webbläsarens webblagring

Med webbläsarens webblagring kan webbplatser lagra uppgifter i en enhets webbläsare. När den används i läget lokal lagring kan uppgifter lagras över flera sessioner (uppgifter kan till exempel vara tillgängliga även efter att webbläsaren har stängts och öppnats igen). HTML5 är ett exempel på teknik som förenklar webblagring.

Cookies och liknande teknik

En cookie är en liten fil som innehåller en teckensträng. Den skickas till din dator när du besöker en webbplats. Med hjälp av cookien känner webbplatsen igen din webbläsare när du besöker webbplatsen igen. Användarinställningar och annan information kan lagras i cookies. Du kan återställa webbläsaren så att alla cookies nekas eller så att den anger när en cookie skickas. Observera att vissa webbplatsfunktioner eller -tjänster kanske inte fungerar korrekt utan cookies. I de fall cookies ej är tillgängliga nyttjas andra tekniker för att uppnå motsvarande resultat.

Enhet

En enhet är en dator som du kan använda för att få åtkomst till våra tjänster. Det kan till exempel vara en stationär dator, en surfplatta eller en mobil.

Användarkonto

För att använda våra tjänster behöver du ett användarkonto som innehåller vissa personliga uppgifter (t.ex. namn, e-postadress och lösenord). Dessa kontouppgifter används för att autentisera dig när du använder våra tjänster och för att skydda ditt konto från obehörig användning. Du kan när som helst redigera eller inaktivera ditt konto via personliga inställningar.

IP-adress

Varje enhet som är uppkopplad till Internet tilldelas ett unikt nummer, d.v.s. en IP-adress (Internet protocol). Eftersom dessa nummer tilldelas i geografiska block kan en IP-adress ofta användas för att identifiera varifrån en enhet kopplar upp till internet.

Uppgifter som inte identifierar dig som person

Information om användare som registreras på ett sådant sätt att den inte längre återspeglar eller refererar till en enskild identifierbar användare.

Personliga uppgifter

Det här är uppgifter som du skickar till oss och som identifierar dig personligen, till exempel namn, e-postadress, telefonnummer, faktureringsinformation eller andra uppgifter som kan länkas till sådana uppgifter av oss, t.ex. information som vi kopplar till ditt konto.

Serverloggar

Precis som de flesta webbplatser registrerar våra servrar automatiskt sidförfrågningar som görs när du besöker våra webbplatser. Dessa ”serverloggar” omfattar vanligtvis din sidförfrågning, IP-adress, webbläsartyp, webbläsarspråk, datum och tid för din förfrågan och en eller flera cookies som kan identifiera din webbläsare.